Privacybeleid

Gemaakt op 25-6-2018 door de penningmeester

Vanwege de nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten verenigingen duidelijk maken hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Wij willen je hierover graag transparant informeren. In dit privacybeleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door vrouwenkoor ”Eigen Wijs”. De namen van secretaris, penningmeester en bestuursleden worden hier niet kenbaar gemaakt maar zijn te vinden in de ledenlijst op de besloten pagina ”mijn Eigen Wijs”.

Wat zijn persoonsgegevens?
Dat zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, ook wel contactgegevens genoemd. Bijvoorbeeld ook je adres, bankrekeningnummer of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer een vereniging, zoals Vrouwenkoor ”Eigen Wijs”, deze persoonsgegevens heeft, moet ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat doen wij dus ook.

Van wie verwerkt vrouwenkoor ”Eigen Wijs” persoonsgegevens?
Vrouwenkoor ”Eigen Wijs” verwerkt persoonsgegevens van de leden. Wie als lid wordt gezien staat beschreven in het huishoudelijk reglement.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De secretaris en de penningmeester verwerken persoonsgegevens in de administratie, op de computer. Deze gegevens worden natuurlijk beveiligd en beschermd tegen virussen en hacken. Dat laatste in de mate van het mogelijke.
Wij gebruiken legitieme software, doen systeem updates, gebruiken unieke wachtwoorden en/of een passwordmanager en gebruiken antivirus-software/firewall. De penningmeester maakt iedere maand een back-up van het systeem. De back-up staat op een externe schijf die zij bewaart in een afgesloten ruimte.

Waarvoor verwerkt vrouwenkoor Eigen Wijs” persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van vrouwenkoor ”Eigen Wijs”, hebben we persoonsgegevens nodig. Bij aanvang van het lidmaatschap heb je deze verstrekt en daarbij een akkoordverklaring getekend. Hierbij geef je toestemming om jouw persoonsgegevens te gebruiken gedurende jouw lidmaatschap.
Op de ledenlijst worden de volgende gegevens genoteerd: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Met deze gegevens onderhouden wij contacten en wisselen we informatie uit dat hoofdzakelijk te maken heeft met vrouwenkoor ”Eigen Wijs”. Hierbij moet je denken aan lidmaatschap gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld de contributie.
Wil je niet benaderd worden, of wil je niet op de ledenlijst staan met alle bovengenoemde gegevens (of een deel daarvan), dan kan je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris.
De communicatie zal voornamelijk plaatsvinden via website en e-mail.
In sommige gevallen maken wij gebruik van een bulk e-mailbestand (alle leden tegelijk). Wil je dit niet, dan kan je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris.
De besloten pagina van de website is voorzien van een SSL-certificaat.

Verwerkt vrouwenkoor ”Eigen Wijs” ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, religie, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken deze gegevens niet. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat op basis van de wet zouden moeten doen en met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Anders doen wij dat dus niet.

Hoe gaat vrouwenkoor ”Eigen Wijs” met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Naast de secretaris en de penningmeester, kan het bestuur, indien noodzakelijk, jouw gegevens inzien. De leden kunnen elkaars adres en telefoonnummer uitwisselen (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken.
De webmaster krijgt het ingevulde administratieformulier van de secretaris, per e-mail, om de gegevens op de ledenlijst te plaatsen. Deze staat op de besloten pagina ”mijn Eigen Wijs” van de website. De webmaster zal dit formulier uit zijn e-mail verwijderen na verwerking. Mocht je bezwaar hebben dat de webmaster het administratieformulier krijgt toegestuurd via de e-mail, dan kan je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Wij bewaren daarom jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is vrouwenkoor ”Eigen Wijs” gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens vrouwenkoor ”Eigen Wijs” van mij verwerkt?
De gegevens kunnen worden ingezien bij de secretaris en penningmeester. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kan je terecht bij de secretaris en voor klachten bij het bestuur. Mocht je niet tevreden zijn, kan je ook nog altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Indien je geen prijs stelt op informatie uit de vereniging, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van jouw gegevens, kan je dat aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval altijd reageren op jouw verzoek.

Wijzigingen privacybeleid
Vrouwenkoor ”Eigen Wijs” behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Mocht dat nodig zijn, zullen wij dat altijd intern publiceren. Het is verstandig om dit privacybeleid voor het gebruik regelmatig te bekijken op onze website (het besloten deel) zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Datalek
We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om uitgelekte computerbestanden, een gestolen ledenlijst. Een datalek moet worden gemeld bij de secretaris. Deze meldt het vervolgens aan het bestuur. Melding bij de Autoriteit persoonsgegevens wordt gedaan door de secretaris.

Foto’s
Foto’s zullen alleen gebruikt worden voor pr-doeleinden, zoals de website, facebook, publicatie van optredens, zowel op posters als in kranten. Mocht je bezwaar hebben tegen plaatsing van een foto, dan kan je dat eenvoudig aangeven aan de secretaris. Wij zullen ervoor zorgen dat de foto zo snel mogelijk wordt verwijderd.

Waar is Privacybeleid van vrouwenkoor ”Eigen Wijs” te vinden?
Het privacybeleid is terug te vinden op de (besloten) pagina van de website.
Deze zal worden geplaatst door de webmaster. Wanneer er een wijziging noodzakelijk is, vanwege wet- en regelgeving, zal dit via de e-mail worden gecommuniceerd.